Tecnología En la Toma De Decisiones

La tecnología está evolucionando, cambiando el modo en que los directivos abordan el desempeño de sus responsabilidades dentro de las organizaciones. Sin embargo, muchas veces la tecnología no acompaña al cambio en las necesidades al ritmo que sería deseable. Ante ello, podríamos plantearnos ¿qué es, hoy en día y con el nivel tecnológico existente, lo que cualquier directivo debería exigir a la tecnología de toma de decisiones?

Tres son los aspectos básicos a cubrir:

Funcionalidad

Para contestarnos a la pregunta de ¿qué funcionalidades debería comprender la tecnología de toma de decisiones hoy?, deberíamos preguntarnos qué esperamos de la tecnología. En este aspecto hay dos tendencias: aquellas organizaciones que únicamente pretenden tener un soporte a la visualización y aquellas que quieren un soporte a su proceso decisorio.

No es nuestro objetivo hablar de la primera concepción, puesto que la misma ha sido la predominante tradicionalmente y, desde nuestro punto de vista, es la culpable de la baja implicación de la tecnología de BI en nuestras organizaciones.

¿Qué deberíamos pedir hoy a la tecnología que nos ayude a tomar decisiones? Quizás la forma más sencilla sería establecer qué hacemos cuando tomamos decisiones y pedir a la tecnología que nos soporte todo ese proceso, ¿no? 
En primer lugar, establecemos unas expectativas, qué es lo que esperamos que ocurra; es por ello que ante una misma situación, en función de lo que esperábamos, reaccionamos de manera diferente y tomamos decisiones diferentes 
En segundo lugar, nos comunicamos, establecemos una relación con quienes se ven afectados por dicha situación y establecemos con ellos un vínculo: solicitamos la opinión de otros y les damos la nuestra, ponemos en común nuestros puntos de vista, informamos de los aspectos relevantes a considerar, etc. 
En tercer lugar, recabamos toda la información posible, de diferentes fuentes si es necesario 
En cuarto lugar, la organizamos para poderla comparar y analizar 
En quinto lugar, analizamos la información recogida, poniéndola en relación con las expectativas que nos habíamos marcado y con nuestra propia experiencia (o la de mi organización) 
Por supuesto, tomamos la decisión 
Si hay que hacer algo, asignamos las responsabilidades correspondientes 
Y, finalmente, controlamos si lo decidido se lleva a cabo y comprobamos si sirve para lo que esperábamos. 

Usabilidad
El concepto de usabilidad, facilidad de uso, sencillez, etc…., es uno de los más manidos cuando hablamos de tecnología: todos los sistemas son “user friendly”. Pero esto, ¿qué significa cuando hablamos de toma de decisiones?

Quizás la forma más sencilla de responder es preguntarnos quien toma las decisiones. Hace unos años las organizaciones eran totalmente jerárquicas y solo los altos niveles tomaban las decisiones, pero hoy día esto se ha roto: multitud de directivos, gestores e incluso mandos intermedios toman decisiones de gestión de manera habitual. Por tanto ya tenemos una primera característica ligada a la usabilidad: los sistemas de toma de decisiones no pueden estar restringidos a su uso por unos pocos directivos, deben ser “universales” en la organización, de forma tal que cualquiera pueda utilizarlos si lo precisa. La era de los grandes (y costosísimos) sistemas que sólo utilizaba una élite de la organización ha muerto; los sistemas de apoyo a la toma de decisiones debe ser, al menos, tan universales como hoy en día lo son las hojas de cálculo.

Pero además del número debemos centrarnos en otro aspecto: ¿cómo son los gestores? Y la respuesta es muy sencilla: cada uno es diferente de los demás. Sólo tienen una característica común: saben (o deberían saber) de lo que gestionan…, y no podemos exigirles nada más que exceda lo que cualquiera conoce, por ejemplo utilizar un ordenador para navegar por la red.

Características tecnológicas
No es objetivo de esta reflexión entrar a analizar qué tecnologías son mejores o peores, cuales deberían predominar, etc, pero sí que debemos hacer una reflexión sobre determinadas características que debería tener (o tender a ellas al menos) la tecnología que podamos utilizar para tomar decisiones. Lo analizaremos desde dos puntos de vista: el usuario (otra vez) y las propias características tecnológicas.

¿Por qué volvemos hablar del usuario? A lo largo de los puntos anteriores hemos comentado para qué lo debería utilizar y cómo, y eso obliga a que los sistemas tengas determinadas características tecnológicas. Basicamente, dos:

3.1. Deben ser INTEGRALES, es decir, todas las funcionalidades vistas deben estar en un entorno único para el usuario. Si para acceder a cada funcionalidad debo entrar en un entorno, en un sistema, en una aplicación diferente…., podemos olvidarnos de que ese sistema se utilice como hemos dicho anteriormente. Por tanto, el sistema o es una suite completa o deberá quedar integrado de cara al usuario como si lo fuese.

3.2. Deben ser ACCESIBLES desde cualquier dispositivo, navegador, etc.., sin necesidad de andar descargándose programas ni “plugins” ni nada parecido. Por supuesto estamos hablando de sistemas web, accesibles por internet desde cualquier sitio que tenga una mínima cobertura. Pero hoy ya no basta con poder utilizar cualquier navegador, debería poder utilizar app’s específicas para móvil, tablet, etc…

Desde el punto de vista tecnológico, existen varios requerimientos importantes:

3.3. El sistema de toma de decisiones debe ser INDEPENDIENTE de los sistemas transaccionales. Vincular la tecnología de toma de decisiones con la que rige en nuestros sistemas transaccionales limitaría nuestra capacidad de elección actual y, sobre todo, nuestra capacidad de evolucionar, tanto en la parte de los procesos de negocio como en la de los procesos de toma de decisión.

3.4. El sistema debe ser COMPATIBLE. Al igual que no tiene sentido limitar nuestro sistema de toma de decisiones con los transaccionales, tampoco debíamos limitarlo a una tecnología concreta. En este sentido, nuestro sistema debe ser capaz de trabajar con cualquier Sistema Operativo y con cualquier Base de Datos, de forma tal que evoluciones y cambios en la estrategia tecnológica de la compañía no supongan desmontar los sistemas de toma de decisiones.

Resumiendo, un Sistema para la Gestión del Proceso de Toma de Decisiones debería dar cobertura funcional a todo el ciclo cognitivo decisorio, debería ser utilizable por cualquier gestor y debería utilizar una tecnología compatible con cualquier arquitectura informática que tenga la organización, incluso si no tiene ninguna…, es decir, debería poder estar disponible en modo cloud computing.

Todo lo expuesto en este comentario, hoy día ya está disponible; sólo hace falta quererlo utilizar en nuestras organizaciones. Quizás sea el elemento que nos permita acelerar la salida de la crisis, pero para eso los directivos deberemos empezar a pensar en gestionar el proceso de toma de decisiones y dejarnos ayudar por la tecnología para hacerlo.